Від радянських часів трудова книжка була "священної коровою" для всіх відділів кадрів. Це був документ суворої звітності, який видавали працівникам під особистий підпис. Кадровики проставляли олівцем дні, місяці та роки наявного трудового стажу, підраховуючи відпрацьовані людиною "трудодні". Це було надважливо для нарахування пенсій.
Нині, в часи діджиталізації, в Україні триває перехід від паперових трудових книжок до документів у цифровому вигляді. Процес має завершитися у 2026 році. До того часу діятимуть обидва варіанти. Переведення трудових книжок в електронний формат дозволить захистити важливу інформацію про трудову діяльність від потенційної втрати. Це питання особливо актуальне у воєнний час, коли багато людей переїжджаючи з місця на місце в пошуках прихистку, можуть втратити документ, що містить записи про трудовий стаж.
Редакція сайту Попасна.City покаже "на пальцях", як оцифрувати важливий документ.
Навіщо потрібна трудова книжка в електронному вигляді
Оцифрована трудова книжка - це електронний варіант вашого паперового документа.
Електронне ведення трудової книжки забезпечує збереження важливої інформації про вашу трудову діяльність, а також зменшує ризики пошкоджень, які можливі у випадку з паперовим документом.
До електронного варіанту можна отримати доступ з будь-якої точки світу, якщо ви маєте можливість під'єднатися до інтернету.
Це особливо важливо у випадку форс-мажорних ситуацій, таких як втрата роботи або документу у вигляді паперової книжечки.
Які переваги має оцифрована трудова книжка
До плюсів електронної версії трудової можна віднести такі фактори:
Надійне зберігання даних
Електронна версія зберігається в захищеній базі даних Пенсійного фонду України (ПФУ), що мінімізує ризик втрати інформації.
Зручний доступ до інформації
Працівники та роботодавці можуть отримати доступ до своїх даних в онлайн-режимі без необхідності відвідувати відділення Пенсійного фонду. Це значно спрощує процедури отримання пенсій та соціальних виплат.
Захист даних від шахрайства
Електронний формат унеможливлює підробку трудових книжок, оскільки всі дані підписуються цифровим підписом і зберігаються в захищеному форматі.
Автоматизація процесів
Цифрова трудова книжка буде використовуватися для автоматичної виплати пенсій. Це спрощує процес для населення та мінімізує бюрократію.
Оцифрування трудових книжок через вашого працедавця
До 10 червня 2026 року роботодавці зобов'язані подати до ПФУ інформацію про трудову діяльність усіх своїх працівників: і тих, хто нині працює, і тих, хто вже припинив трудові відносини.
Дії роботодавця щодо оцифрування трудових книжок працівників:
Сканування документів
Роботодавці повинні відсканувати або сфотографувати всі сторінки трудової книжки працівника, на яких є записи.
Заповнення електронних форм
Працедавці вносять всі необхідні дані про трудову діяльність працівника в електронні форми на веб-порталі Пенсійного фонду України.
Автентифікація за допомогою електронного підпису
Внесена інформація засвідчується електронним підписом роботодавця, а потім передається до Пенсійного фонду. Ця процедура гарантує, що дані працівника зберігаються в електронному вигляді і до них легко отримати доступ у майбутньому.
Чи оцифрована ваша трудова - дізнайтеся у свого працедавця. Якщо він не зробив цього, то можна зробити це самостійно
Як самотужки оцифрувати свою трудову книжку
Аби оцифрувати трудову книжку самостійно, слід зробити декілька простих кроків.
Спочатку слід зареєструватися на сайті Пенсійного фонду України. Для цього можна скористатися одним з двох зазначених варіантів:
- застосувати свій електронний цифровий підпис ЕЦП;
- застосувати верифікацію банківських клієнтів BankID.
Після цього ви отримаєте доступ до Особистого кабінету.
Далі вам необхідно відсканувати або сфотографувати всі сторінки вашої трудової так, щоб зображення було чітким та розбірливим.
В Особистому кабінеті завантажте відскановані копії у форматі PDF або JPEG. Задля цього оберіть розділ: "Комунікації з ПФУ" та вкладку "Відомості про трудові відносини".
Важливо: розмір кожного файлу має не перевищувати 1 Мб, а сторінки трудової книжки потрібно обов’язково завантажувати у хронологічному порядку.
Що робити з паперовою трудовою книжкою після оцифрування документу
Після того, як ви оцифрували і завантажили всі сторінки трудової книжки на порталі ПФУ, ви маєте перевірити результат опрацювання документу.
Задля цього в Особистому кабінеті слід переглянути наявну інформацію у вкладці: "Мої звернення".
Відтепер ви можете зберігати свою паперову трудову книжку, як раритетний сувенір, або використовувати документ разом з електронною версією.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ:
РАДИМО ПОЧИТАТИ:
